In questi mesi, una buona parte del mio tempo libero è stato dedicato alla scrittura di uno Storytelling su Charlie Chaplin. Personaggio controverso, ma sicuramente uno di quelli che ha saputo lasciare la sua impronta nel nostro secolo: basti pensare che Fellini disse che Chaplin era “l’Adamo da cui il mondo del cinema discende”. Ecco, ma come mai uno Storytelling?
Mi sono trovata a seguire una serata davvero interessante, gestita da Serena, una cara amica: una passeggiata ben guidata nella vita e nelle opere di Frida Khalo, alternata a musica e cibo e mi sono detta che avrei voluto creare un format simile, anche solo come esercizio per me. Non poteva che essere Chaplin, personaggio che amo molto. E così, con l’acquisto di libri e una spolverata alla sua opera omnia in DVD, è cominciata la preparazione. Sono momenti in cui le mie passioni si mischiano al mio lavoro, anche solo nella strutturazione del progetto. Perché se uno ha la testa da Project Manager, usa sempre la stessa tecnica – solo adattandola alle situazioni e al cliente. Per esempio?
1) Si inizia sempre con la raccolta di tutte le informazioni possibili: Contratti, linee guida, disegni tecnici di locali, campi di gara o palchi, leggi e regolamentazioni nazionali, italiane o meno. In questo caso si è trattato, oltre che leggere biografie e critiche, di riprendere nozioni di storia che avevo perso dal liceo, fotografie di Londra del primo Novecento, fino alla visita al Museo Chaplin, a Vevey, in Svizzera.
2) Identificazione di un calendario attività (delivery plan? Master schedule? Lista delle cose da fare? Solo nomi diversi, ma il concetto è “prendiamo un’idea e decidiamo cosa fare oggi, domani, dopodomani per realizzarla fra quattro giorni). Stavolta era semplice. Mi ero prefissata di aver tutto pronto per fine anno. Il tutto è diventato più reale nel momento in cui ho avuto la conferma dal locale presso il quale si è tenuto il numero zero, venerdì 1 dicembre.
3) Gruppo di lavoro: se ci sono attività da fare, ci sono le persone fidate a cui parlarne o a cui delegare. Ecco che si compone la tua squadra – devi “solo più” seguirla.
4) Un passo, un’attività al giorno, senza dimenticare le esigenze di tutti gli stakeholder. In questo caso…
• Definire gli aspetti artistici “Delle mille foto che ho visto, quale scegliere?” “troppo lungo, quale video taglio?” “Bella la locandina in bianco e nero, certo!”
• Definire gli aspetti golosi “parliamo del menù con il cuoco”, “quando sei a metà intervento fai un cenno alla responsabile di sala, così impiatto”, includendo sempre il piano B “…e se arriva un vegano, quali alternative abbiamo?”
• Coccolare gli ospiti “metti vicino questi tavoli, grazie” “preparo un piccolo ricordo per ciascun partecipante”
• Rispettare la logistica “faccio passare i cavi qui, così non danno fastidio ai camerieri”
• …e finiti quelli must ci sono anche i nice-to-have “compriamo la piastra per capelli per farci le onde anni ‘20” 😊
5) Provare, provare, provare. Provare, simulare, testare è indispensabile. Essere operativi, mentre ancora pensi alla strategia. Scopri così dove si incastra la macchina. In questo minuscolo caso si trattava del titolo del film della Rifensthal che non mi entra in testa o il video tratto dal grande dittatore che ha un audio non abbastanza buono e bisogna cambiarlo. E tornare al punto precedente ogni volta che è necessario, anche perché nel frattempo, ti rendi conto che ti serve il microfono, perché sta prenotando più gente di quello che tu ti aspettassi…
6) La serata. Ovviamente il giorno prima appare su tutti i giornali un allarme meteo per “bufera di neve” (Parleremo della legge di Murphy prima o poi). E allora prepari il piano B. Ho ricontrollato gli orari del treno e sono corsa a cambiare le gomme dell’auto. Sono arrivata al ristorante molto presto, un veloce saluto a chi in cucina era già avvolto in profumi eccezionali. Ricollegato e provato l’impianto - ed è già ora di truccarsi. Mancano 15 minuti all’inizio – prendi un respiro, due, 2 minuti di concentrazione e via si parte…. Il resto è magia, è buttarsi senza paracadute di scorta.
7) Agitarsi. Si, ma con calma. Questo è il segreto di tutti gli organizzatori di eventi. È quella fase bellissima in cui la tensione sale e invece chi organizza deve girare con un sorriso fra i tavoli e trasmettere solo “good vibs”. Mentre in realtà in testa domande, risposte e pensieri volano ai mille all’ora.
8) Debriefing. Parlare e prendere appunti. Con il cliente (in questo caso, me stessa). Con l’ispiratrice della serata, Serena. Con chi mi ha aiutato per la parte grafica, Cristina. Con il locale, il Caffè intervallo. Con chi mi ha aiutato con gli aspetti tecnici, Adriana. Con chi ha condiviso con me tutte le informazioni scovate nei mesi passati, Niko. Con gli ospiti. Con gli amici. Con gli sconosciuti arrivati lì per caso. Capire cosa funziona, cosa può essere migliorato, semplificato, perfezionato. E scrivere tutto.
9) Brindare. Ma solo a questo punto.
In these months, a good part of my free time has been dedicated to the preparation of a storytelling evening on Charlie Chaplin - one of those artists who knew how to leave his mark in our century: Fellini was used to say that Chaplin was "the Adam from which the world of cinema descends". OK, fine - but why a storytelling?
I took part to a really interesting evening, managed by Serena, a dear friend: a well guided walk in the life and works of Frida Khalo, integrated with music and food and I told myself that I wanted to create a similar format, as an exercise for me. It could only be Chaplin, an artist that I love. And so, with buying biographies and a (further) view to “opera omnia” on DVD, the preparation began. These are moments in which my passions mix with my work, especially in structuring the project. Because if you are a project manager, you always use your mindset - only adapting it to situations and to the client. For example?
1) Preparation always starts with the collection of all possible information: Contracts, guidelines, technical drawings of venue, competition fields or stages, national laws and regulations, policies and procedures. In this case, beside reading biographies and critics opinions, I refreshed my history notions, look photographs of London from the early twentieth century and so on… up to the visit to the Chaplin Museum in Vevey, in Switzerland.
2) Preparation of an activity calendar (delivery plan? Master schedule? List of things to do? Only different names, but the concept is "we take an idea and decide what to do today, tomorrow, the day after tomorrow to make it real in four days). This time it was simple. I planned to have my format ready by the end of the year: then everything became real when I had the confirmation from the restaurant where the “number zero” was held on 1st December.
3) Working group: if there are activities to do, there is trusted people to talk with or delegate to. Here is your team composed – you “just” follow them up.
4) One step, one activity a day, without forgetting the needs of all stakeholders. In this case the list includes:
• Defining the artistic aspects "Of the thousand photos I've seen, which one to choose?" "Too long this part, which video to cut?" "Evening poster in black and white, of course!"
• Defining tasty aspects "let's talk about the menu with the chef", "when you're halfway, give a sign to the room manager, so I can prepare the plates", always including plan B "... and if a vegan comes, what alternative menu do we have?"
• Pamper the guests "put near these tables, thank you" “I’ll print copies of a Chaplin letter for each spectator”
• Respect the logistics "Cables on the left, so they do not bother the waiters"
• ... and once “must” are finished, there are also nice-to-have "let’s buy the hair curler for the waves of the 20s" 😊
5) Try, rehars, simulate, test. It is essential. Be operative while defining strategy. Only in this was you can discover where the issues are: in this small case, it was the title of the Rifensthal film that I keep on forgetting or discovering that the video taken by the Great Dictator has a bad sound when amplified and should be changed. And go back to the previous point whenever needed, also because in the meantime, you realize that you need the microphone, because more people than expected is booking...
6) The evening. Obviously, the day before, a weather alert for "snowstorm" appears in all the newspapers (we will soon talk about the Murphy's law). Ok, let’s prepare the plan B. I checked the train schedule and ran to change the car tires. I arrived at the restaurant very early, a quick hello to those in the kitchen who were already wrapped in exceptional perfumes. Reconnected and tested the system - and it is already time to put on make-up. 15 minutes at the beginning - take a breath. 2 minutes of concentration and …let’s go, without parachutes.
7) Fidget. Yes, but quietly. This is the secret of all event organizers. It's that beautiful phase where the tension rises and the organizer must walk around with a smile, greating prople sit at the tables and transmit only "good vibs". While in the head questions, answers and thoughts are flying as mad.
8) Debriefing. Talk and make notes. With the client (in this case, myself). With inspiring Serena. With Cristina, who supported me in the graphic part. With the restaurant hosting us, “Caffè Intervallo”. With Adriana, who helped me with the technical aspects. With Niko, who shared with me all Chaplin info and secrets in the past months. With guests. With friends. With strangers arrived there by chance. Understanding what works, what can be improved, simplified, improved. And write everything.
9) Let’s toast. But only at this point.
Scrivi commento