Perché ripianificare ogni volta? Il caso Pigeonhole

Vi siete mai chiesti perché, quando si parla di organizzazione eventi, non possiamo semplicemente seguire un protocollo fisso, le guide di riferimento sviluppate ad hoc, tipo “manuale delle giovani marmotte”, e vivere tutti felici e contenti?
Domanda provocatoria, lo ammetto. L’ho lanciata a un gruppo di studenti del FIFA International Master quando ho avuto occasione nel 2024 di tenere una lezione, giusto per vedere le loro reazioni. Quando li avevo quasi convinti, ho tirato fuori la foto dei famigerati Pigeonholes: quelle caselline che, fino a qualche anno fa, tappezzavano le pareti dei Press Center di ogni evento. Reazione? Sguardi persi nel vuoto e una domanda collettiva non detta: “Ma cosa sono, cassette della posta per piccioni viaggiatori?”

Ebbene sì, nei manuali degli eventi meno recenti (e parlo di 6/8 anni fa) i Pigeonholes ancora esistono:  venivano utilizzati come scomparti dedicati alla distribuzione di comunicati stampa, orari, programmi di gara e risultati ufficiali, aggiornamenti e altri materiali informativi destinati ai giornalisti accreditati. Ogni testata o categoria di media aveva il proprio scomparto: i reporter passavano regolarmente per trovare informazioni tempestive e aggiornate fornite dall'organizzazione prima dell’era della digitalizzazione. Ma ogni passo avanti della tecnologia—oltre che usi, costumi o leggi del Paese ospitante—ci costringe a ripensare tutto da capo: ruoli, responsabilità, priorità.
La verità è che la personalizzazione è la chiave. Non esiste un modello unico da replicare, perché ogni evento ha le sue variabili, i suoi imprevisti e, diciamolo, le sue follie.

 

“Ho già fatto un evento, so come si fa!” (Spoiler: no)

 

Uno dei miei mentori aveva una teoria infallibile: “I più pericolosi sono quelli che hanno fatto un evento solo, perché hanno in mente una sola soluzione al problema.”

 

E aveva ragione. È umano, è rassicurante, ma è anche un bel limite. Se ci affidiamo solo a quello che abbiamo già vissuto, rischiamo di perdere nuove idee, di non adattarci al contesto e di cadere in qualche trappola mentale (o bias, per gli amici).

 

Ecco possibili risposte alla domanda iniziale, Perché ripianificare ogni volta:

Perché ogni evento ha sfide diverse, atleti/performer diversi, spettatori diversi e location diverse. E budget diversi da cui dipendono tutti i servizi.

Perché ogni evento viene organizzato da persone diverse, con competenze e personalità uniche.

Perché le innovazioni viaggiano veloci: basti pensare alla tecnologia, che cambia più in fretta delle mode estive.

Perché pensare di poter applicare sempre lo stesso schema ci impedisce di innovare (e magari di divertirci anche un po’).

 

 

Allargando un po’ l’orizzonte: quante volte abbiamo cercato di “risolvere” una situazione usando le tecniche usate in una precedente, senza chiederci se ci fossero modi migliori di agire? 

Have you ever wondered why, when it comes to event organization, we can’t just follow a fixed protocol, some tailor-made guide—like a “Scout’s manual”—and all live happily ever after?

A provocative question, I admit it. I threw it out to a group of FIFA International Master students when I taught a class in 2024, just to see their reactions. When I’d almost convinced them, I showed a photo of the infamous Pigeonholes: those little cubbyholes that, until a few years ago, lined the walls of Press Centers at every event. Their reaction? Blank stares, and the unspoken group question: “What are those—mailboxes for carrier pigeons?”

Yes, in less recent event manuals (I’m talking about six to eight years ago), Pigeonholes still existed: these were compartments dedicated to distributing press releases, schedules, competition programs, official results, updates, and other information for accredited journalists. Every media outlet or category had its own slot: reporters would regularly stop by to collect timely info provided by the organizers—before everything went digital. But with every step forward in technology—not to mention customs, traditions, or the laws of the host country—we’re forced to rethink everything from scratch: roles, responsibilities, priorities.

 

The truth is, customization is the key. There’s no one-size-fits-all model to duplicate, because every event has its own variables, surprises, and, let’s face it, its own madness.

 

“I’ve already done an event, I know how it’s done!” (Spoiler: nope.)

 

One of my mentors had a foolproof theory: “The most dangerous people are the ones who have done an event just once—because they think there’s only one solution to every problem.”

 

He was right. It’s human, it’s comforting, but it’s also a bit of a trap. If we only rely on what we’ve already done, we risk missing new ideas, failing to adapt to a unique context, and falling into mental traps (read also bias).

 

So, here’s possible answers to that original question—why replan every time:

Because every event has different challenges, different athletes or performers, different audiences, different locations. And different budgets that determine all the services involved.

Because every event is run by different people, each with unique skills and personalities.

Because innovation moves fast—just think about technology, which changes faster than summer fashion trends.

Because imagining we can always use the same template stops us from innovating (and maybe from having a little fun, too).

 

Broaden the perspective for a moment: how many times have we tried to "fix" a situation by using the same techniques we applied in the past—without ever asking ourselves if there might be better ways to approach it?