La mia nuova definizione di “piano”

English version (machine translated) follows below.

Negli anni, tra riunioni, progetti, brainstorming e – ammettiamolo – qualche seduta di emergenza (o la sua perfetta simulazione) con cartelloni, lavagne che da bianche si riempiono di parole, frecce e post-it multicolore, ho incrociato una miriade di definizioni di “piano”. Alcune super-tecniche, fatte di scadenze e milestone che sembrano tabelloni per organizzare il lancio di un razzo NASA. Altre, invece, più olistiche, piene di visione e “intenzioni” grandi come l’oceano.

Se vi state chiedendo cosa intendo, ecco una definizione semplice:
Piano è una sequenza ordinata di azioni, risorse e obiettivi creata per raggiungere uno scopo.
Pensate al piano di viaggio per un weekend fuori città: le tappe, gli orari, i mezzi, le prenotazioni e magari anche qualche alternativa in caso di imprevisti. Oppure a un piano di sviluppo personale, o quel grande piano per organizzare un evento importante.

Nel tempo, ho imparato a pensare ai piani come a mappe: indispensabili, certo. Freddi, se restano solo sulle slide e non diventano vita. E diciamocelo, spesso è pure una bella fatica convincere qualcuno a mettere nero su bianco un piano: c’è chi teme di perdere flessibilità e chi preferisce un approccio più “vediamo come va” o “ma a cosa serve scriverlo, ce l’ho in testa”.

Eppure, per me, scrivere un piano non è una gabbia ma una bussola — e spesso si rivela proprio quel supporto che ci serve quando il percorso davanti sembra meno chiaro.

Proprio ieri, leggendo un libro sul change management, ho trovato una definizione che mi ha colpita profondamente, forse la più bella mai letta:

“L’esistenza del piano invia un messaggio: qualcuno si prende cura di noi, prende sul serio i nostri bisogni e vigila affinché non ci perdiamo lungo la strada.”

Immaginate un piano non solo come strumento di performance, controllo o efficienza, ma come gesto di cura e attenzione. Il piano non è solo una griglia per non smarrirsi, ma una presenza discreta che veglia e sostiene senza invadere, che si fa carico di anticipare i bisogni e creare il giusto spazio per andare avanti senza paura.

Questa idea mi entusiasma: ci invita a pensare alla pianificazione non come un vincolo, ma come una forma di presenza. È qualcuno che, pur rimanendo un passo indietro, tiene d’occhio il cammino, assicurandosi che nessuno resti indietro o si scoraggi.

La prossima volta che parleremo di “piani”, mi piacerebbe partire proprio da qui: da chi si prende cura, da come lo fa e da quando questa attenzione fa la differenza.

(Il libro completo è Managing Transitions: making the most of change)

Plan and Care: Where to Start When Talking About a “Plan”

Over the years—among meetings, projects, brainstorming sessions, and, let’s admit it, a few emergency meetings (or their perfect simulations) with flipcharts, whiteboards filling up with words, arrows, and colorful post-its—I’ve come across countless definitions of “plan.” Some are super technical, full of deadlines and milestones that look like charts for organizing a NASA rocket launch. Others are more holistic, filled with vision and “intentions” as vast as the ocean.

If you’re wondering what I mean, here’s a simple definition:
A Plan is an ordered sequence of actions, resources, and objectives created to achieve a goal.
Think of a travel plan for a weekend getaway: stops, times, transportation, bookings, and maybe even alternatives in case of unforeseen events. Or a personal development plan, or that big plan to organize an important event.

Over time, I’ve learned to think of plans as maps: indispensable, certainly. Cold and sterile, though, if they stay just on slides and never come to life. And let’s be honest, it’s often quite a struggle to convince someone to put a plan in writing: some fear losing flexibility, others prefer a “let’s see how it goes” attitude or say “why bother writing it down, I have it all in my head.”
Yet for me, writing a plan is not a cage but a compass—and often it turns out to be exactly the support we need when the path ahead becomes less clear.

Just yesterday, reading a book on change management, I came across a definition that touched me deeply, perhaps the most beautiful I've ever read:

“The existence of a plan sends a message: someone cares for us, takes our needs seriously, and watches to make sure we don’t get lost along the way.”

Imagine a plan not only as a tool for performance, control or efficiency but as a gesture of care and attention. The plan is not just a grid to avoid getting lost but a discreet presence that watches over and supports without intruding, taking responsibility to anticipate needs and create the right space to move forward without fear.

This idea excites me: it invites us to see planning not as a constraint but as a form of presence. It’s someone who, while remaining one step behind, keeps an eye on the path, making sure no one falls behind or loses courage.

Next time we talk about “plans,” I would love to start right here: from who cares, how they do it, and when that care makes a difference.

(You can find the book here Managing Transitions: making the most of change)

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